ずんだまるはうみのなか

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イベントの懇親会を支える技術〜フード・ドリンク準備のすすめ〜

こんにちは、ずんだまるです！

 

こちらは技術広報 Advent Calendar19日目の記事です。

気になる方はぜひほかの記事もチェックしてみてください！

qiita.com

 

『イベントの懇親会を支える技術〜フード・ドリンク準備のすすめ〜』ということで、今年は社内・社外イベントともに懇親会の飲食物準備をそこそこしたので、何をどのぐらいの人数にはどのぐらいあるといいんだ？みたいなことをオフライン/オンラインイベントで分けてまとめます。

 

オフラインイベント

メニュー

私はわりかし理由をこじつけたがるので()、そのイベントの趣旨に合うメニューがあれば用意したいです（笑）

たとえば、弊社内で定期開催しているおにぎり会（開発本部キックオフ）では、せっかく名前で"おにぎり"をつけたんだから、（それぞれのチームの発表後の）飲み会でおにぎり食べようぜ！とおにぎりを注文したこともあります。

（おにぎり会についてはこちらをご覧ください。）

studist.tech

まぁ、毎回は難しいのですが。（飽きもあるし。外に飲みに行くことが最近は多いので）

 

私がよく準備するのは、

上記から1~2つと飲み物、必要であればお菓子類です。

飲み物とお菓子はカクヤスで注文します。

お箸やお皿、コップなども注文できるため、カクヤスでまとめて注文することが多いです（領収書が1個で済むの楽！！！）

 

数量

社外イベントはたいていキャンセルが発生します。なるべく過不足がないように飲食物を注文する、これが難しい...
足りないのは（開催時間が遅ければ外に食べに行くこともはばかられるためなおさら）悲しいですし、余るのは処分も大変...

肌感覚としては、イベント申し込みのキャンセル待ちが大勢いるなら想定参加人数分の飲食物を用意していいと思います（例：40人参加想定で20人キャンセル待ちしてるとか）。
もしキャンセル待ちがそこまでいないのであれば当日キャンセルも見込んで-10名分ぐらいで注文しています（例：40名参加想定なら30名分ぐらいの飲食物を注文する）。
正確に計算したわけではないのですが、オフラインイベントの当日参加率は申し込み数の50~60%ぐらいになる気がするので、それを頭に入れて飲食物の注文をすると、足りなすぎず多すぎないかなと。

お寿司やピザなどは目安人数（○人前）が書いてあると思うので、参考にしつつ気持ち少ない量で注文すると良いと思います。
勉強会の懇親会でお腹いっぱいになることを目的に来る人はいないと思うので。（お話しすぎて食べるのを忘れてたとなってることが多いので、やや少なめぐらいでいいと思ってます）

飲み物の注文は難しいなと感じていて、懇親会の時間によって変わる気がしています。
懇親会が短ければ一人1~2本（アルコール・ノンアル合わせて）ぐらいでいいと思うのですが、懇親会が1~2時間となると、3~5本ぐらいいるのかなぁ...
足りなくなることを防ぐために多めに注文してもいいかもしません。

万が一余れば運営で持ち帰ったり、参加者に声をかけてもいいでしょう◎

 

オンラインイベント

オンラインイベントは社内イベント（おにぎり会）のみ懇親会を運営したことがありますが、基本nonpiを利用しか利用していません。
なぜなら、経費申請と配達が楽だから...🙏
一定好きなものを選べますし、請求書も人数分まとめて送ってもらえますし、地方でフルリモート勤務の方にも問題なく配達できます。
飲み物もセットに含まれています。

最近はよさげなメニューが減ってきている気がするのですが...(´・ω・｀)
よいサービスがあれば教えてほしいです🙏

UberEatsで各自注文各各自精算もいいと思うのですが、経理に一気に負担がかかることも考えると悩ましいなぁと思います。

 

まとめ

イベントの懇親会の飲食物準備についてまとめてみました。
社内外のイベントにフードスポンサーされる方の参考になれば嬉しいです！

もしもっと詳細が知りたい！という方はぜひTwitterのDMでも構いませんのでご連絡くださいmm  
X（旧Twttier）：@zuncha318